Eigene Programme aus dem Büroalltag
Wie viele Programme brauchen Sie heute, bis aus einer erledigten Arbeit eine bezahlte Rechnung wird? Bei mir ist das ein Weg: Die Stoppuhr läuft am Ticket, am Montag liegt der Rechnungsentwurf in der Buchhaltung, und wenn das Geld kommt, ordnet das Programm die Zahlung zu. Diese Programme habe ich für meinen eigenen Betrieb geschrieben und arbeite jeden Tag damit. Für Ihren Betrieb richte ich sie ein und passe sie an das an, was bei Ihnen anders läuft. Ich bin Karl Salewski, KI-Automatisierung aus Kaiserslautern.
Meine Buchhaltung, meine Zeiterfassung, das CRM, die Projektverwaltung und das Supportcenter laufen auf meinem eigenen Server. Ich habe sie selbst geschrieben, und weil ich jeden Tag damit arbeite, merke ich selbst, wo es hakt. Die Programme reden miteinander. Ein Interessent aus dem Kontaktformular steht am nächsten Morgen im CRM, mit Wiedervorlage. Wird er Kunde, lege ich ihn mit einem Klick in der Buchhaltung an.
Die KI übernimmt dort, wo sonst jemand lesen und abtippen müsste, bei Eingangsbelegen zum Beispiel oder bei neuen Tickets. Was sie tut, sehe ich, und was an Kunden geht, schicke ich ab.
Das Dokumentenmanagement gehört auch dazu. Es hat eine eigene Seite: Dokumentenmanagement, dazu Belege und Dokumente und E-Rechnung.
Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen, mit E-Rechnung und QR-Code zum Bezahlen. Eingangsbelege liest die KI aus und schlägt Konto und Vorsteuer vor, den Kontoauszug gleicht das Programm selbst mit offenen Rechnungen ab.
Bei mir rechnet ein Knopfdruck den Lohn in Lexware Office ab und trägt die Zahlungsliste in die Buchhaltung ein. Die Voranmeldung prüft das Programm vorher und gibt sie bei Mein ELSTER ab; weicht etwas ab, bekomme ich eine Mail und entscheide.
Stoppuhr am Handy, Urlaub, Krankheit und Überstunden für das Team. Jeden Montag liegt je Kunde ein Rechnungsentwurf aus den Stunden der Vorwoche bereit, und Kunden mit Stundenguthaben sehen in ihrem Zugang, was davon noch übrig ist.
Kontakte, Gesprächsverlauf und Wiedervorlagen an einem Ort, dazu die offenen Angebote als Karten, die Sie von Phase zu Phase ziehen. Anfragen aus Ihren Website-Formularen landen von selbst darin, mit dem Etikett, woher sie kamen.
Meilensteine als Zeitplan, Aufgaben auf einem Board und eine Ampel, die zeigt, wo es hängt. Ihr Kunde bekommt einen eigenen Zugang, bestätigt Meilensteine, beantwortet Rückfragen und meldet neue Punkte selbst.
Tickets kommen per Mail oder über das Kundenkonto. Bevor ich die Mail zu einem neuen Ticket bekomme, hat die KI es gelesen und schreibt mir kurz, ob sie es selbst lösen kann. Passt es, übergebe ich es mit einem Klick, und die Antwort liegt als Entwurf bereit.
Die KI liest: Aus einer Rechnung holt sie Lieferant, Betrag und Steuersatz, und ein langes Ticket fasst sie mir in ein paar Sätzen zusammen. Bei einem Lieferanten, den Sie schon mehrmals gebucht haben, nimmt das Programm Ihr gewohntes Konto vor dem Vorschlag der KI.
Was automatisch rausgeht, stellen Sie ein. Bei mir laufen Mahnungen nach Ablauf der Frist und Serienrechnungen von selbst. Antworten der KI an Kunden bleiben Entwürfe, bis ich sie abschicke, und eine Zahlungserinnerung an einen Kunden geht erst nach meinem Klick. Die Lohnabrechnung schließt das Programm nur ab, wenn alles aussieht wie im Vormonat. Sonst bekomme ich eine Mail mit dem Vergleich und zwei Knöpfen.
Sie zeigen mir, wie Sie heute arbeiten: welche Programme Sie nutzen, wer Rechnungen schreibt, wo Stunden aufgeschrieben werden. In Kaiserslautern und der Westpfalz komme ich vorbei, sonst per Video.
Sie entscheiden, welche Programme Sie brauchen. Einzeln geht auch, etwa nur die Zeiterfassung. Dann passe ich an, was bei Ihnen anders ist: Ihre Rechnungsvorlage, Ihre Stundensätze, Ihre Bank, Ihr Lohnprogramm. Umfang und Preis stehen fest, bevor ich anfange.
Ich richte die Programme ein, übernehme Ihre Kundenliste und prüfe alles mit Ihnen an echten Belegen und Tickets, bevor Sie umstellen.
Danach bleibe ich Ihr Ansprechpartner. Hakt etwas, melden Sie sich bei mir, und ich bessere nach.
Nein. Sie können mit einem Programm anfangen, zum Beispiel der Zeiterfassung oder dem Supportcenter, und den Rest behalten. Wo es eine Schnittstelle gibt, verbinde ich das neue Programm mit dem, was schon da ist.
Nein. Das Programm schreibt Rechnungen, liest Belege aus, gleicht die Bank ab und rechnet Auswertungen. Eine steuerliche Beratung ist das nicht, und wer einen Steuerberater hat, behält ihn.
Antworten, die die KI schreibt, liegen als Entwurf bereit, bis Sie sie abschicken. Was ohne Klick verschickt wird, etwa Mahnungen nach Frist, legen Sie beim Einrichten fest.
Ja. Die Programme laufen im Browser und lassen sich auf dem iPhone wie eine App auf den Startbildschirm legen. Die Buchhaltung habe ich zuletzt Seite für Seite fürs iPhone überarbeitet.
Wenn Sie wollen. Zeiterfassung, Projektverwaltung und Supportcenter haben einen eigenen Kundenzugang. Sie schalten je Projekt frei, was ein Kunde sieht, etwa sein Stundenguthaben oder den Stand seines Projekts.
Das erste Gespräch kostet nichts. Danach wissen Sie, welche Programme in Frage kommen und was anzupassen ist, und bekommen ein Angebot. Was laufend anfällt, etwa Server, KI-Nutzung oder Betreuung, steht vorher drin.
Im kostenlosen Erstgespräch schauen Sie und ich uns einen Ablauf an, der Sie jede Woche Zeit kostet. Danach sage ich Ihnen, welches Programm dafür passt.