Digitales Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen
Mein DMS liest Ihre Dokumente ein, erkennt, was es ist, und legt es ab: automatisch, sicher und GoBD-konform. Nichts geht mehr in Papierstapeln oder Dateiordnern verloren.
Warum ein DMS?
Abläufe werden schneller, das Papier weniger und die Ablage sicherer.
Ordner stapeln sich, Rechnungen stecken in E-Mail-Postfächern, und jemand sucht eine halbe Stunde nach einem Vertrag. Das kennen viele Betriebe. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) legt alle Dokumente an einer Stelle ab, digital und durchsuchbar, vom Angebot über die Rechnung bis zur Vertragsakte.
Mit einem DMS läuft die Ablage von allein, das Team findet, was es braucht, und die Aufbewahrungspflichten nach GoBD und DSGVO sind erfüllt. An Ihre Unterlagen kommen Sie im Büro, im Homeoffice und unterwegs.
Ich berate Sie in Kaiserslautern persönlich, richte das DMS ein und schule Ihr Team. Ihre bestehende IT bleibt, das DMS kommt dazu.
Was mein DMS für Ihr Unternehmen leistet
DMS-Software für kleine und mittlere Betriebe: einfach zu bedienen, sicher, bezahlbar.
Intelligente Volltextsuche
Die OCR-Texterkennung liest jeden Scan mit. Rechnungen, Verträge und E-Mails finden Sie darum über die Suche in Sekunden.
Automatische Klassifizierung
Das DMS erkennt, ob da eine Rechnung, ein Vertrag oder ein Lieferschein liegt, und sortiert es in die richtige Kategorie. Es lernt Ihre Ablagestruktur, Sie sortieren nicht mehr von Hand.
Revisionssichere Archivierung
Jedes Dokument wird unveränderbar abgelegt, jede Version bleibt erhalten. Die GoBD-Anforderungen erfüllen Sie damit nebenbei.
Office-Integration
Microsoft Office, LibreOffice und Outlook sind angebunden. Eine E-Mail archivieren Sie mit einem Klick aus dem Mailprogramm heraus.
Teamarbeit & Zugriffsrechte
Sie legen fest, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf. Vertrauliche Unterlagen bleiben so unter Verschluss.
Mobiler Zugriff
Im Büro, im Homeoffice, unterwegs: Der Web-Client läuft in jedem Browser.
Digitale Ordnung statt Aktenchaos
Ein Dokument auf dem Desktop, eins in der Mail, eins auf dem Server, eins im Ordner im Regal. Welche Version ist die richtige? Das kostet Nerven und Geld.
Mit meinem DMS liegt alles an einer Stelle. Ablageregeln sortieren neue Dokumente sofort richtig ein.
- Automatische Dokumentenerkennung und Ablage
- Volltextsuche über alle archivierten Dokumente
- Versionierung: Jede Änderung ist nachvollziehbar
- Strukturierte Ordner und frei definierbare Tags
Sicherheit & Datenschutz Made in Germany
Mein DMS läuft auf deutschen Servern und erfüllt die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) und die DSGVO.
Ihre Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server, keine Cloud, kein Drittanbieter. Wer sicheres Hosting braucht, bekommt die passende Infrastruktur von mir.
- Verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung
- Detailliertes Berechtigungssystem
- Vollständiges Audit-Log aller Zugriffe
- Automatische Backups und Disaster Recovery
Einbindung in Ihre bestehende IT
Das DMS fügt sich in Ihre Arbeitsumgebung ein. Sie arbeiten weiter mit den Programmen, die Sie heute schon täglich nutzen.
Das DMS lässt sich mit KI-gestützter Automatisierung kombinieren: Die KI kategorisiert Dokumente, liest Daten aus und stößt Abläufe an.
- Direkte Anbindung an Microsoft Office und LibreOffice
- E-Mail-Archivierung aus Outlook und Thunderbird
- Scanner-Integration für papiergebundene Dokumente
- API-Schnittstellen für eigene Anwendungen
So führe ich Ihr DMS ein
Von der Beratung bis zum laufenden Betrieb gehe ich mit Ihnen vier Schritte.
Beratung
Ich schaue mir an, wie Sie heute mit Dokumenten arbeiten und wo es hakt.
Installation
Ich installiere das DMS auf Ihrem Server, auf Wunsch auch bei mir gehostet.
Schulung
Ihr Team lernt das DMS an Ihren eigenen Abläufen kennen, nicht an Beispieldaten.
Support
Nach dem Start bleibe ich Ihr Ansprechpartner. Sie erreichen mich direkt.
Compliance & Rechtssicherheit
Mein DMS hält die deutschen und europäischen Vorschriften für digitale Archivierung ein.
GoBD-konform
Das DMS archiviert nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung: unveränderbar gespeichert, vollständig protokolliert.
DSGVO-konform
Zugriffsrechte, Löschfristen und Auskunftspflichten sind im System abgebildet.
Made in Germany
Entwickelt und gehostet in Deutschland. Kein Datentransfer in Drittländer, Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
Häufige Fragen zum DMS
Was Sie zur Einführung und zum Alltag mit einem DMS wissen sollten.
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Software, mit der Sie Dokumente digital ablegen, archivieren und wiederfinden. Es ersetzt die Papierordner, das Team arbeitet an denselben Unterlagen, und die Aufbewahrungspflichten sind eingehalten.
Mein DMS ist für kleine und mittlere Betriebe gedacht, vom einzelnen Arbeitsplatz bis zu mehreren hundert Nutzern. Es wächst mit, und das Lizenzmodell ist auch für Einzelunternehmer und Freiberufler bezahlbar.
Die Installation dauert ein paar Stunden. Für Ablagestruktur, Einstellungen und Schulung rechnen Sie je nach Betriebsgröße mit ein bis zwei Wochen. Ich bin von Anfang bis Ende dabei.
Ja. Das DMS liest Dokumente in großer Zahl aus Ordnern, E-Mail-Archiven und Scannern ein. Bestehende PDFs laufen durch die OCR und sind sofort durchsuchbar, Ihr altes Archiv also auch.
Die Lizenz zahlen Sie einmal. Monatliche Gebühren oder versteckte Kosten gibt es nicht. Der Preis hängt von der Zahl der Arbeitsplätze und den Zusatzmodulen ab. Ich mache Ihnen ein Angebot.
Auf Ihrem eigenen Server oder bei mir in Deutschland. Keine Cloud, kein Datentransfer ins Ausland. Die Dokumente bleiben in Ihrer Hand, die DSGVO ist erfüllt.
Bereit für das papierlose Büro?
Lassen Sie sich unverbindlich beraten. Ich zeige Ihnen, was das DMS in Ihrem Alltag ändert.
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