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Zuletzt umgesetzt

Weniger Büroarbeit für Handwerk und Handel.

Ich automatisiere Büroarbeit, die jede Woche wieder anfällt. In den drei Beispielen unten sind das Rechnungen, die nur als Link ankommen, die Zusammenfassende Meldung und die Verteilung der Einsätze auf die Teams.

Alle drei sind in den letzten Wochen entstanden, zwei für Kunden und eins für meinen eigenen Betrieb. Die Kunden nenne ich hier nicht beim Namen. Die Bildschirmfotos zeigen die echten Oberflächen, nur die Firmen, Namen und Beträge darin sind erfunden.

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Zu den Beispielen

Aufgeräumter Schreibtisch im Morgenlicht, auf dem Bildschirm die Tourenplanung mit zwei Teams, hinter der Glasscheibe ein Lager mit Regalen und Kartons
Bild: KI-generiert, Bildschirminhalt echt, Daten erfunden
Schreibtisch mit einem Stapel Papierbelege links, einer leeren Ablage in der Mitte und rechts einem Bildschirm mit der Belegliste der Buchhaltung
Bild: KI-generiert, Bildschirminhalt echt, Daten erfunden

Eigener Betrieb · Buchhaltung · November 2026

Belege ohne PDF holt die Buchhaltung selbst.

Ausschnitt aus der Belegliste: sechs Werbekosten-Belege, alle bezahlt und jeder mit Datei. Erfundene Beispieldaten.
Ausschnitt: jeder Beleg bezahlt, jeder mit Datei.

Rechnungen für Online-Werbung hole ich nicht mehr von Hand und lade sie auch nicht mehr hoch. Ein Wächter folgt dem Link in der Rechnungsmail und legt das PDF selbst ab. Eine Regel verbucht die Abbuchung als Werbekosten.

Vorher kamen diese Rechnungen ohne PDF an, nur mit einem Link, und in der Buchhaltung stand die Abbuchung auf „Beleg fehlt“. Jetzt gehört zu jeder Abbuchung genau ein Beleg.

Am 6. November hat der Wächter zwei offene Belege ergänzt, ohne dass ich etwas tun musste. Seit dem 12. November ist meine Liste „Zu klären“ leer, und 62 automatische Tests prüfen den Ablauf.

  1. VorherRechnung kommt nur als Link
  2. AutomatikWächter holt das PDF
  3. NachherBeleg liegt bei der Abbuchung

Liegen bei Ihnen auch Belege, die jemand von Hand holen muss?

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Belegliste der Buchhaltung, gefiltert auf Werbekosten: sechs bezahlte Belege, jeder mit angehängter Datei. Erfundene Beispieldaten.
Bild antippen zum Vergrößern. Eingangsbelege mit der Kategorie Werbekosten, jeder bezahlt und mit Datei. Originaloberfläche meiner Buchhaltung, Lieferanten und Beträge erfunden.
Lager eines Großhändlers mit Palettenregalen voller Kartons, vorn ein aufgeräumter Arbeitsplatz mit Laptop, Ordnern und Klemmbrett
Bild: KI-generiert

Großhändler aus der Pfalz · Steuer · November 2026

Die Zusammenfassende Meldung stellt niemand mehr von Hand zusammen.

Ausschnitt aus dem Reiter Zusammenfassende Meldung: grüner Haken, das Übertragungsprotokoll liegt vor. Erfundene Beispieldaten.
Ausschnitt: Das Protokoll liegt vor, der Zeitraum hat seinen grünen Haken.

Bei einem Großhändler aus der Pfalz stellt die Buchhaltung die Zusammenfassende Meldung nicht mehr von Hand aus dem Altsystem zusammen. Sie wählt in einem eigenen Reiter der Auswertung den Zeitraum und lädt Excel, PDF und die Datei für ELSTER herunter.

Diese Meldung gibt jeder beim Finanzamt ab, der Waren in andere EU-Länder liefert. Nach dem Absenden kommt das Protokoll aus Mein ELSTER zurück in den Reiter, und der Zeitraum bekommt einen grünen Haken.

Von Anfang 2025 bis zum dritten Quartal 2026 stimmen die Summen in jedem Quartal auf den Cent mit dem Altsystem überein. Vor jeder neuen Fassung laufen außerdem 99 automatische Tests.

  1. VorherVon Hand aus dem Altsystem zusammengestellt
  2. AutomatikSummen je Kunde und Zeitraum
  3. NachherDatei für ELSTER, Protokoll, grüner Haken

Stellen Sie Meldungen noch von Hand aus dem alten Programm zusammen?

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Reiter Zusammenfassende Meldung für September 2026: grüner Haken, vier Schritte von der ELSTER-Datei bis zum abgelegten Protokoll, darunter die Buchungen je Kunde. Erfundene Beispieldaten.
Bild antippen zum Vergrößern. Der Reiter für die Zusammenfassende Meldung: September mit grünem Haken, darunter die vier Schritte bis zur Ablage des Protokolls. Originaloberfläche ohne Kundengestaltung, Firmen, USt-IdNr. und Beträge erfunden.
Drei weiße Servicewagen am frühen Morgen auf dem nassen Hof vor einer Werkstatt mit offenem Tor
Bild: KI-generiert

Servicebetrieb aus der Region · Einsatzplanung · November 2026

Tourenplanung, die plant wie der Disponent.

Ausschnitt aus der Planung von Team Süd: ein Vorrang-Auftrag zuerst, danach Stopps im Abstand von 6 und 11 km. Erfundene Beispieldaten.
Ausschnitt: Der Vorrang-Auftrag steht vorn, die nächsten Stopps liegen nah dabei.

Wenn der Disponent eines Servicebetriebs aus der Region einen Tag von Hand umstellt, bleibt dieser Tag jetzt so, wie er ist. Vorher hat die Automatik, die die Einsätze auf die Teams verteilt, seine Änderungen beim nächsten Lauf überschrieben.

Abends wertet ein Lernlauf die Eingriffe aus und leitet daraus die Planungsregeln ab. Markiert der Disponent einen Auftrag als Vorrang, baut die Automatik den Tag um diesen Auftrag herum. Die Stopps eines Teams liegen dabei eng beieinander, bis zum nächsten Stopp sind es höchstens 45 km Luftlinie.

  1. VorherAutomatik überschrieb Änderungen von Hand
  2. AutomatikLernlauf leitet die Regeln ab
  3. NachherVorrang zuerst, Stopps nah beieinander

Planen Sie Einsätze oder Touren und arbeiten dabei gegen Ihre Software an?

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Planungsansicht mit zwei Teams: Team Nord von Hand geplant, Team Süd mit einem Vorrang-Auftrag und Stopps im Abstand von 4 bis 11 km. Erfundene Beispieldaten.
Bild antippen zum Vergrößern. Links ein von Hand geplanter Tag, den die Automatik nicht mehr anfasst. Rechts ein Tag, den die Automatik um einen Vorrang-Auftrag gebaut hat. Originaloberfläche, Orte, Märkte und Aufträge erfunden.

Ablauf

So läuft die Zusammenarbeit.

  1. 1.Sie zeigen mir, was Zeit kostet.

    Am Telefon oder im Erstgespräch erzählen Sie mir, welche Arbeit im Büro jede Woche wiederkommt.

  2. 2.Ich prüfe, was sich automatisieren lässt.

    Ich sehe mir an, mit welchen Programmen Sie arbeiten und wo eine Automatik ansetzen kann.

  3. 3.Sie erhalten einen Vorschlag mit festem Umfang und Preis.

    Die Umsetzung beginnt erst, wenn Sie den Vorschlag annehmen.

Ihr Ablauf als nächstes Beispiel

Welche Arbeit läuft bei Ihnen noch von Hand?

Erzählen Sie mir im ersten Gespräch, wo es hakt. Das Gespräch kostet nichts, und danach wissen Sie, ob sich eine Automatik für Ihren Betrieb lohnt.

Lieber direkt? 06306 / 9924496 · info@salewski.it

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