Belege und Rechnungen
automatisch verarbeiten.

Wenn Rechnungen und Belege Handarbeit verursachen

Eine Rechnung kommt als PDF, die nächste als Scan, die dritte hängt an einer E-Mail. Jemand tippt die Angaben ab, benennt die Datei um und legt denselben Beleg in mehreren Programmen ab. Später findet ihn niemand.

Vom Rechnungseingang zur automatisierten Ablage

Eine Rechnung landet im Postfach. Der Ablauf liest Lieferant, Datum und Beträge heraus, prüft die Pflichtangaben nach den Regeln, die wir vereinbart haben, und schaut, ob dieselbe Rechnung schon einmal da war. Was unklar ist, bekommt Ihr Team zur Kontrolle. Dann wandern Beleg und Daten in die Ablage und ins Buchhaltungsprogramm.

Möglicher Anwendungsfall. Der konkrete Umfang richtet sich nach Ihren Systemen und Anforderungen.

Rechnungsdaten auslesen und die Buchhaltung anbinden

Belegarten und Buchhaltungssoftware: Voraussetzungen

Wir schauen uns an, welche Belege bei Ihnen ankommen, wo sie heute liegen und was Ihre Buchhaltungssoftware braucht. Dann legen wir fest, welche Angaben nötig sind und wer bei zweifelhaften Belegen draufschaut.

Belegerkennung prüfen und Ausnahmen bearbeiten

Die Erkennung macht Fehler. Handschrift, schiefe Scans und ungewohnte Layouts brauchen eine Extrarunde. Was aufbewahrt werden muss, wer was sehen darf und wie die Verfahrensdokumentation aussieht, stimme ich mit Ihren Verantwortlichen ab. Die fachliche Prüfung bleibt bei Ihrer Buchhaltung.

Was kostet die automatisierte Belegverarbeitung?

Das erste Gespräch kostet nichts. Danach wissen wir, wie groß die Sache ist, und Sie bekommen ein Angebot für Konzept, Umsetzung und Tests. Was laufend anfällt, etwa Hosting, KI-Nutzung, Lizenzen oder Betreuung, steht vorher drin.