KI am Telefon und per Sprache

KI‑Telefonassistent: Wenn keiner rangeht, nimmt die KI den Anruf an.

Sie sind beim Kunden, in einer Besprechung oder es ist schon Feierabend, und im Büro klingelt das Telefon? Bei mir hebt dann eine KI-Assistentin ab. Sie sagt gleich im ersten Satz, dass sie eine KI ist, lässt sich Name, Firma und Anliegen nennen und vereinbart einen Rückruf zu einer Zeit, die in meinem Kalender frei ist. Die Mitschrift habe ich danach als Mail auf dem Handy. Ich bin Karl Salewski aus Kaiserslautern und richte so einen Anrufbeantworter für kleine und mittlere Betriebe ein.

So arbeite ich selbst damit

Seit Anfang November nimmt eine KI-Assistentin die Anrufe auf meiner Büronummer an, wenn ich nicht rangehe. Die Bürotelefone klingeln wie immer. Erst wenn nach 20 Sekunden niemand abgenommen hat, meldet sie sich.

Steht in meinem Kalender gerade ein Termin, hebt sie sofort ab und sagt das auch. Abends, am Wochenende und an Feiertagen in Rheinland-Pfalz weiß sie, dass das Büro zu ist, und nennt den nächsten Werktag. Ruft jemand am Gründonnerstag abends an, nennt sie den Dienstag nach Ostern.

Nach dem Gespräch steht der Rückruf als Termin in meinem Kalender. Die Mail hat oben drei, vier Zeilen, die ich auf dem iPhone zwischen zwei Terminen lese: wer angerufen hat, worum es geht, wann ich zurückrufe. Darunter steht das ganze Gespräch als Text. Kenne ich die Nummer aus meinem Adressbuch, steht der Name gleich dabei, bei einer Durchwahl auch „vermutlich“ mit der Firma.

Was die KI‑Assistentin am Telefon erledigt

Anrufe annehmen, wenn keiner rangeht

Sie meldet sich mit Ihrer Begrüßung und sagt dazu, dass sie eine KI ist. Fragt jemand nach, bestätigt sie es.

Rückruf aus freien Zeiten

Sie schlägt nur Zeiten vor, die in Ihrem Kalender frei sind, mit Puffer vor und nach jedem Termin. Passt der Wunsch des Anrufers nicht, nennt sie zwei andere Zeiten und sagt nicht, warum.

Notfälle aufs Handy durchstellen

Schildert jemand etwas, das heute noch geklärt werden muss, bietet sie einmal an, Sie aufs Handy zu verbinden. Sie hören erst, wer dran ist und warum, und nehmen mit einer Taste an. Werbung und Routinefragen stellt sie nicht durch.

Mitschrift per Mail

Nach jedem Anruf, in dem jemand etwas gesagt hat, bekommen Sie eine Mail mit der Kurzfassung oben und dem Gespräch darunter.

Die Regeln am Telefon

Die KI-Assistentin stellt sich in jedem Gespräch zuerst als KI vor. Das ist eine feste Ansage, die das Sprachmodell nicht weglassen kann.

Es wird kein Ton aufgenommen. Gespeichert werden der Text des Gesprächs und die Uhrzeiten, mehr nicht.

Aus Ihrem Kalender bekommt das Sprachmodell nur Uhrzeiten: ob Sie gerade im Termin sind, bis wann, und welche Zeiten frei sind. Titel, Orte und Teilnehmer Ihrer Termine sieht es nie.

Zusagen macht sie nur im Rahmen dessen, was vorher festgelegt ist. Bankdaten, Zahlungen und Verträge gehören nicht dazu.

Wenn die KI selbst anrufen soll

Das ist bei mir noch im Versuch. Ich gebe der KI einen Auftrag, etwa einen Werkstatttermin auszumachen, mit den Zeiten, die ich frei habe. Sie ruft an, sagt zuerst, dass sie eine KI ist und in meinem Auftrag anruft, drückt im Telefonmenü die richtige Taste und legt am Ende selbst auf. Was sie nicht zusagen darf, beantwortet sie mit „Das kläre ich mit Herrn Salewski und melde mich wieder“. Danach habe ich das Ergebnis und die Mitschrift.

Gewählt wird nur auf meinen ausdrücklichen Auftrag, für jeden Anruf einzeln. Auslandsnummern, teure Sondernummern und Notrufe sperrt die Software, bevor sie wählt. Ob sich das für Ihren Betrieb lohnt, sehe ich mir am liebsten an einem echten Fall mit Ihnen an.

Assi: mein Sprachassistent am Schreibtisch und auf dem iPhone

Am Schreibtisch sage ich „Hey Assi“ und stelle meine Frage. Assi sieht im Kalender nach, sucht in meiner Dokumentation oder schaltet das Licht im Büro, und antwortet gesprochen. Das Aktivierungswort erkennt der Rechner selbst, und der Ton wird nicht gespeichert.

Unterwegs tippe ich einmal auf dem iPhone und rede. Es ist dasselbe Gespräch wie am Schreibtisch. Einen Termin lege ich so an, ohne etwas einzutippen. Größere Aufgaben gebe ich Assi als Auftrag mit. Er arbeitet sie im Hintergrund ab und meldet sich, wenn er fertig ist. Soll dabei etwas verschickt, gekauft oder gelöscht werden, liest er mir vor, was er vorhat, und macht es erst, wenn ich Ja gesagt habe.

Assi ist auf meine Programme zugeschnitten. Für Ihren Betrieb baue ich so etwas neu, angebunden an Ihren Kalender und an das Wissen, das bei Ihnen in Ordnern und Anleitungen steckt.

So läuft die Einrichtung

Ansehen

Wie wird bei Ihnen heute telefoniert? Welche Anlage, welcher Kalender, wer soll die Mails bekommen? In Kaiserslautern und der Westpfalz komme ich dafür vorbei, sonst per Video.

Festlegen

Begrüßung, Geschäftszeiten, was bei Ihnen als Notfall gilt und auf welches Handy durchgestellt wird. Dazu, welche Zusagen die KI machen darf und welche nicht.

Testen

Die KI-Assistentin bekommt an Ihrer Anlage ein eigenes Telefon. Ich spiele die Fälle mit Testanrufen durch, auch den Notfall und den Anrufer, der Werbung macht. Erst danach geht sie an Ihre echte Nummer.

Betreiben

Ändern sich Ihre Zeiten oder Ihre Abläufe, passe ich die Regeln an. Fällt das Sprachmodell einmal aus, hört der Anrufer eine kurze Ansage. Bei mir bleibt außerdem der Anrufbeantworter der FritzBox eingerichtet, falls die KI gar nicht startet. Kann Ihre Anlage das, richte ich es bei Ihnen genauso ein.

Fragen zum KI‑Telefonassistenten

Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?

Ja. Die KI-Assistentin sagt es im ersten Satz, als feste Ansage. Fragt jemand später noch einmal nach, bestätigt sie es.

Kann ich trotzdem selbst rangehen?

Ja. Ihre Telefone klingeln wie bisher. Die KI hebt erst ab, wenn nach der eingestellten Zeit niemand rangegangen ist, bei mir nach 20 Sekunden.

Funktioniert das mit meiner Telefonanlage?

Bei mir läuft die KI-Assistentin als eigenes IP-Telefon an einer FritzBox. Ob Ihre Anlage so ein zusätzliches Telefon zulässt, prüfe ich vor dem Start.

Wird das Gespräch aufgezeichnet?

Ton wird keiner gespeichert. Es bleibt eine Mitschrift als Text, die Sie per Mail bekommen. Das Gespräch selbst führt ein Sprachmodell eines Cloud-Anbieters; welche Angaben dort ankommen, lege ich vor dem Start mit Ihnen fest.

Wie schnell antwortet die KI?

Im Test lag zwischen dem Satz des Anrufers und ihrer Antwort gut eine Sekunde. Über das echte Telefonnetz sind es meist etwas über zwei Sekunden, ab und zu länger.

Kann die KI mit meiner Stimme sprechen?

Am Telefon spricht sie mit einer fertigen Stimme des Sprachmodells, die Sie aus mehreren Hörproben auswählen. Eine nachgebildete eigene Stimme ginge nur über einen Umweg, und die Antworten kämen spürbar später. Ich setze so eine Stimme ohnehin nur mit dem Einverständnis der Person ein.

Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen verloren?

Erzählen Sie mir in zwei Sätzen, wann bei Ihnen niemand ans Telefon kommt und was die Anrufer dann meistens wollen. Im Erstgespräch kläre ich mit Ihnen, ob eine KI-Assistentin diese Anrufe für Sie annehmen kann. Das Erstgespräch kostet nichts.

Über Ihr Telefon sprechenOder anrufen: 06306 / 9924496

KI‑Telefon­assistent: Wenn keiner rangeht, nimmt die KI den Anruf an.