E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen und tun müssen
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung, die E-Rechnung, im Geschäft zwischen Unternehmen Pflicht. Viele wissen nicht, dass ihre PDF-Rechnung per E-Mail dabei nicht zählt. 2027 und 2028 folgen die nächsten Stufen. Hier steht, was die Pflicht bedeutet, wen sie trifft und wie Sie Ihren Betrieb in Kaiserslautern darauf einstellen.
Was ist eine E-Rechnung, und warum zählt die PDF nicht?
Die Rechnung kommt doch schon per E-Mail als PDF, ist die nicht elektronisch? Im Sinne des Gesetzes nicht.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format kommen, das ein Buchhaltungsprogramm ohne Abtippen verarbeitet. In Deutschland gelten diese Formate:
- XRechnung: ein reines XML-Format, standardisiert für Deutschland und seit Jahren Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G). Für Menschen ist die Datei nicht direkt lesbar, jedes zertifizierte Buchhaltungssystem kann sie aber automatisch verarbeiten.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0): ein hybrides Format aus einer normalen, lesbaren PDF-Datei mit eingebettetem maschinenlesbarem XML-Datensatz. Gut für den Übergang, weil Mensch und Maschine die Rechnung lesen können.
- Factur-X: das europäische Pendant zu ZUGFeRD, technisch identisch, aber mit europäischem Label.
Ein PDF aus Word, das Sie per Mail schicken, ist eine „sonstige Rechnung“. Das Gesetz führt sie als eigene Kategorie, und im B2B ist sie ab 2027 bzw. 2028 nicht mehr zulässig, es sei denn, der Empfänger stimmt ausdrücklich zu.
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Es setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU um und hat die Regeln in § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) verankert.
Die drei Stufen der E-Rechnungspflicht
Die Pflicht kommt in drei Stufen. Sie sollten wissen, welche gerade gilt und was als Nächstes kommt:
Stufe 1: Ab 1. Januar 2025 Empfangspflicht (gilt bereits)
Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei, müssen Sie sie annehmen und buchen. „Wir arbeiten nur mit PDF“ gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr.
Ihre eigenen Rechnungen dürfen Sie vorerst weiter als PDF schicken, aber nur, wenn der Empfänger einverstanden ist, ausdrücklich oder stillschweigend. Das läuft stufenweise aus.
Stufe 2: Ab 1. Januar 2027 Sendepflicht für große Unternehmen
Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen dann auch selbst E-Rechnungen stellen. PDF und Papier sind für ihre B2B-Rechnungen nicht mehr erlaubt, außer der Empfänger stimmt ausdrücklich zu.
Stufe 3: Ab 1. Januar 2028 Sendepflicht für alle
Dann müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen stellen, egal wie groß. Das trifft auch den Kleinstbetrieb, den Handwerker und den Selbstständigen in Kaiserslautern und der Pfalz. Wer dann noch PDF ohne Zustimmung schickt, riskiert Ärger mit der Steuer: Der Empfänger könnte seinen Vorsteuerabzug verlieren, dann kommen Reklamation und Nachzahlung.
Wen betrifft die Pflicht genau?
Die Regel gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Geschäfte zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Einfach gesagt: Stellen Sie als Unternehmer einem anderen deutschen Unternehmen eine Rechnung mit Umsatzsteuer, fällt sie unter die Pflicht.
Ausnahmen gibt es für:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C), hier bleibt die PDF vorerst erlaubt
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG (z. B. bestimmte Heilbehandlungen von Ärzten)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise und vergleichbare Belege
- Grenzüberschreitende Rechnungen ins EU-Ausland (hier gelten europäische Regelungen)
Für viele Betriebe in Kaiserslautern, ob Handwerker, Dienstleister oder Händler, fällt damit der größte Teil der Rechnungen an Geschäftskunden darunter. Auch Steuerberater und Berater, die für andere Unternehmen arbeiten, sind direkt dabei.
Was Sie jetzt konkret tun müssen
Was zu tun ist, hängt davon ab, wo Sie stehen. In dieser Reihenfolge:
Schritt 1: E-Rechnungen empfangen können (Pflicht seit 01.01.2025)
Das zuerst. Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD öffnen und verarbeiten kann. DATEV Unternehmen online, Lexware Office, sevDesk oder Billomat können das; ältere Programme oder die selbst gebaute Excel-Rechnung meist nicht.
Schritt 2: Software prüfen und ggf. wechseln
Fragen Sie Ihren Anbieter: „Kann Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD empfangen und erstellen?“ Kommt ein Nein oder ein Ausweichen, wechseln Sie. Viele Cloud-Programme haben günstige Einstiegspakete und sind schnell eingerichtet.
Schritt 3: Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen wie Papierrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden, GoBD-konform und unveränderbar. Dafür eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem wie ecoDMS: Es holt die E-Rechnung automatisch herein, archiviert sie unveränderbar und findet sie per Volltextsuche wieder.
Schritt 4: Interne Prozesse anpassen
Klären Sie, wie E-Rechnungen bei Ihnen ankommen (per Mail, über ein Portal, automatisch), wer sie prüft, wer sie freigibt und wer sie bucht. Klingt banal, aber in vielen Betrieben hat das nie jemand festgelegt.
Schritt 5: Steuerberater einbinden
Sagen Sie Ihrem Steuerberater, dass Sie umstellen, und fragen Sie, wie er die Daten am liebsten bekommt. Viele arbeiten mit DATEV und haben klare Wünsche. Wenn das abgestimmt ist, spart es später Handarbeit.
E-Rechnung, KI und die Zukunft der Buchhaltung
Die E-Rechnungspflicht ist ein Teil der Digitalisierung im Betrieb, und dabei spielt KI eine wachsende Rolle.
KI-gestützte Buchhaltungsprogramme können mit eingehenden E-Rechnungen heute schon:
- Empfangen und klassifizieren
- Mit der Bestellung abgleichen (3-Wege-Abgleich: Bestellung, Lieferschein, Rechnung)
- Buchungsvorschläge generieren
- Zur Freigabe weiterleiten
- Nach Freigabe bezahlen und archivieren
Was früher Handarbeit war, läuft künftig weitgehend von selbst. Betriebe in Kaiserslautern, die jetzt umstellen, verarbeiten mehr Rechnungen mit weniger Aufwand. Mehr dazu in meinem KI-Marketing- und Digitalisierungsbereich.
Praktische Checkliste: Sind Sie E-Rechnung-fit?
- ☐ Empfangen: Meine Software kann XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten
- ☐ Erkennen: Ich weiß, wie ich eine E-Rechnung von einer normalen PDF unterscheide
- ☐ Archivieren: Eingehende E-Rechnungen werden GoBD-konform gespeichert
- ☐ Prozesse: Meine Abläufe (Eingang → Prüfung → Freigabe → Buchung) sind definiert
- ☐ Versenden (für 2027/2028): Meine Software kann E-Rechnungen im korrekten Format erstellen
- ☐ Mitarbeiter: Alle Beteiligten sind informiert und wissen, was zu tun ist
- ☐ Steuerberater: Der Steuerberater ist in den Umstellungsprozess eingebunden
- ☐ DMS: Ein Dokumentenmanagementsystem für die Langzeitarchivierung ist vorhanden
Fazit: Was die E-Rechnung Ihrem Betrieb bringt
Die Pflicht hat auch gute Seiten: Digitale Rechnungen sparen Zeit, es gibt weniger Tippfehler, das Geld kommt schneller, und die Buchhaltung lässt sich weitgehend automatisieren. Wer in Kaiserslautern und der Pfalz jetzt umstellt, hat es hinter sich, wenn 2027 und 2028 die Sendepflicht kommt.
Ich begleite Sie dabei: Software auswählen, ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem aufbauen, die Abläufe verbinden. Sprechen Sie mich an, dann finden wir die Lösung, die zu Ihrem Betrieb passt.
Sie wollen wissen, ob Sie für die E-Rechnung bereit sind? Ich prüfe das unverbindlich. Jetzt Kontakt aufnehmen oder anrufen: 06306 9924496.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Empfangen müssen seit Januar 2025 alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sind von der Sendepflicht teilweise ausgenommen. Vorbereiten sollten sie sich trotzdem, weil viele Geschäftspartner E-Rechnungen schon jetzt lieber haben.
Ist meine PDF-Rechnung per E-Mail noch gültig?
Bis Ende 2026 ja, mit Einschränkungen und wenn der Empfänger einverstanden ist. Ab 2027 ist sie für große Unternehmen (über 800.000 Euro Umsatz) und ab 2028 für alle im B2B nicht mehr die zulässige Standardform.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle, obwohl ich müsste?
Der Empfänger kann seinen Vorsteuerabzug verlieren. Das gibt Ärger mit dem Finanzamt und womöglich Nachforderungen. Und Kunden, deren Buchhaltung Ihre Rechnung ablehnt, sind verstimmt.
Kann ich E-Rechnungen kostenlos erstellen?
Ja, mit dem Online-Rechnungseditor des Bundes lassen sich einzelne XRechnungen kostenlos erstellen. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, braucht ein Programm, das es von selbst macht.
Wie archiviere ich E-Rechnungen korrekt?
E-Rechnungen müssen 10 Jahre GoBD-konform und unveränderbar liegen. Ein professionelles DMS macht das automatisch und findet jede Rechnung per Volltextsuche. Dazu berate ich Sie in Kaiserslautern.
Wer seine Belege ohnehin digital verwaltet, hat für die E-Rechnung nur noch wenig zu tun. Wie das aussehen kann, zeigt meine DMS-Lösung.