Bearbeitungsstände mitteilen
Ein freigegebener Status kann nach passender Identitäts- und Berechtigungsprüfung abrufbar sein. Fachliche Bewertungen und vertrauliche Details bleiben im vorgesehenen Beratungsweg.
KI-Automatisierung für Steuerkanzleien
KI-Assistent für Steuerkanzleien
Mehr Zeit für das Mandat.
Bearbeitungsstände erklären, Belege nachfordern und Bescheide vorbereiten: Ein KI-Assistent kann die organisatorische Arbeit bündeln, damit Ihre Kanzlei sich auf die fachliche Bearbeitung konzentriert.
Fiktive Website-Demo auf ki-cortex.de · bitte nur Beispieldaten verwenden.
Die Statusfrage landet mitten im Jahresabschluss.
Welche Unterlagen fehlen noch? Ist die Erklärung bereits übermittelt? Wann ist ein Beratungstermin frei? Solche Rückfragen gehören zum Kanzleialltag. Sie unterbrechen aber häufig genau die Person, die gerade konzentriert an einem Mandat arbeitet.
Ein digitaler Kanzleiassistent kann freigegebene organisatorische Informationen bereitstellen, fehlende Angaben einsammeln und Rückfragen an die zuständige Person übergeben. Voraussetzung ist eine verlässliche Datenquelle: Ein unbekannter Bearbeitungsstand darf nicht durch eine plausible Antwort ersetzt werden.
Konkrete Möglichkeiten
Was ein Assistent für Steuerkanzleien
vorbereiten kann.
Fehlende Belege nachhalten
Vereinbarte Unterlagenlisten zeigen, was eingegangen ist und was noch fehlt. Erinnerungen nennen die konkreten Dokumente und landen bei der richtigen Ansprechperson.
Bescheide erfassen
Dokumente lassen sich einem Mandat zuordnen und relevante Werte strukturiert zur Prüfung vorlegen. Unsichere Erkennungen werden markiert und nicht still übernommen.
Abweichungen sichtbar machen
Soweit geeignete Vergleichsdaten vorliegen, kann ein Ablauf Werte aus Bescheid und Erklärung gegenüberstellen. Die fachliche Einordnung erfolgt in der Kanzlei.
Freigegebene Fristen nachhalten
Bestätigte Termine und interne Vorlaufzeiten dienen als Grundlage für Erinnerungen. Eine ungeprüfte Musterformel ersetzt keine verlässliche Fristenkontrolle.
Neumandate und Gespräche vorbereiten
Anliegen, benötigte Unterlagen und Terminwünsche kommen geordnet an. Das Erstgespräch kann auf vollständigerer organisatorischer Vorbereitung aufbauen.
Blick in die Demo
Vom eingegangenen Bescheid zur geordneten Prüfvorlage.
Die Aufnahme zeigt die Originaloberfläche unserer KI-Cortex-Demo. Alle dargestellten Personen, Unternehmen und Vorgänge sind fiktiv.
Dokument zuordnen
Ein fiktiver Steuerbescheid geht ein. Die Zuordnung zum Mandat wird geprüft; unklare Treffer gehen zur manuellen Klärung.
Angaben gegenüberstellen
Erfasste Werte werden mit vorhandenen Vergleichsdaten zusammengeführt. Quelle und erkannte Unterschiede bleiben nachvollziehbar.
Bearbeitung vorbereiten
Die Kanzlei erhält eine Vorlage mit offenen Punkten und dem freigegebenen Termin für die weitere Bearbeitung.
Fachlich prüfen und freigeben
Die zuständige Person bewertet die Abweichungen und entscheidet über das weitere Vorgehen. Mandantenkommunikation und Anträge benötigen die vorgesehene Freigabe.
Daten und Verantwortung
Mandatsgeheimnisse und Berechtigungen mitplanen.
Eine Nachricht über fehlende Belege benötigt nicht automatisch die vollständige Steuerakte. Wir trennen organisatorischen Status, Dokumenteninhalt und fachliche Bearbeitung. Wer welche Mandate und Informationen sehen darf, muss auch im neuen Ablauf eindeutig geregelt sein.
Bei Steuerkanzleien sind neben dem Datenschutz die beruflichen Verschwiegenheitspflichten zu berücksichtigen. Verarbeitungsort, beteiligte Anbieter, vertragliche Verpflichtungen, Zugriff und Löschung werden vor der Nutzung echter Mandantendaten geklärt. Ein Serverstandort allein beantwortet diese Fragen nicht.
Mehr zur Planung von KI und DatenschutzRechtlicher Rahmen für Deutschland: DSGVO und § 203 StGB. Die konkrete Umsetzung wird projektbezogen geprüft.
Vom Beispiel in Ihren Betrieb
Mit Ihren Programmen.
In einem passenden Umfang.
Schnittstellen zuerst klären
Wir beginnen mit Ihrer bestehenden Dokumentenablage, dem tatsächlichen Eingangskanal und der Kanzleisoftware. Automatische Übernahmen hängen von verfügbaren Exporten, dokumentierten Schnittstellen und den nötigen Rechten ab. Eine DATEV-Anbindung oder die Kompatibilität mit einem anderen Kanzleisystem wird erst nach dieser Prüfung zugesagt.
Ein erster Baustein im Alltag
Ein überschaubarer Einstieg ist die Belegnachforderung für einen klar definierten Ablauf. Wir halten fest, welche Unterlagen benötigt werden, wer den Status pflegt und wann eine Erinnerung sinnvoll ist. Testfälle prüfen auch falsche Zuordnungen, bereits eingegangene Belege und Rückfragen, die fachlich beantwortet werden müssen.
Aufwand und Betrieb einplanen
Im Erstgespräch stecken wir die Aufgabe ab. Darauf folgen ein konkreter Umfang und die Klärung von Einrichtung, laufenden Kosten, Betreuung und Zuständigkeiten. Farben, Texte und Oberfläche werden passend zu Ihrem Unternehmen gestaltet. Ein Pilot liefert die Grundlage für weitere Schritte.
Gut zu wissen
Fragen aus der Kanzlei.
Darf der Assistent Mandanten steuerlich beraten?
In diesem Konzept übernimmt er organisatorische Auskünfte und Vorbereitung. Fragen zum konkreten Steuerfall werden an die Kanzlei übergeben. Fachliche Antworten werden von den dafür zuständigen Personen verantwortet.
Berechnet die KI selbstständig verbindliche Fristen?
Die hier geplante Umsetzung verwendet fachlich geprüfte Fristen und Regeln. Dokumentenerkennung oder ein Sprachmodell dürfen eine Frist nicht ungeprüft verbindlich setzen. Sonderfälle und Herleitungen müssen im Kanzleiprozess berücksichtigt werden.
Funktioniert das mit DATEV oder unserer Kanzleisoftware?
Das lässt sich erst anhand Ihrer konkreten Produkte, Versionen, Schnittstellen und Rechte klären. Auch ein begrenzter Start mit strukturierten Aufgaben oder freigegebenen Exporten kann sinnvoll sein.
Wie bleiben Mandate voneinander getrennt?
Benutzerrollen und mandatsbezogene Berechtigungen müssen auch im Assistenten gelten. Vor einem Einsatz testen wir, dass eine Statusauskunft oder ein Dokument nicht bei einem unberechtigten Empfänger landet.
Lohnt sich das für eine kleine Kanzlei?
Entscheidend sind die wiederkehrenden Aufgaben und der verbleibende Prüfaufwand. Ein kleiner Start mit häufigen Beleg- oder Statusfragen schafft eine bessere Entscheidungsgrundlage als eine pauschale Zusage für alle Mandate.
Ihre Abläufe. Gemeinsam weitergedacht.
Was könnte Ihr Team
im Alltag entlasten?
Ich bin Karl Salewski aus Trippstadt bei Kaiserslautern. Gemeinsam schauen wir auf Ihre Aufgabe, die vorhandenen Programme und einen sinnvollen ersten Schritt. Persönlich vor Ort in der Region oder online im DACH-Raum.