KI-Automatisierung / Belege und Dokumente automatisch verarbeiten

Belege verarbeiten.
Ohne alles abzutippen.

Vom Rechnungseingang bis zur geordneten Ablage: Ich automatisiere wiederkehrende Schritte in Ihrer Dokumentenverarbeitung und verbinde sie mit Ihren vorhandenen Programmen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Rechnungen kommen als PDF, Scan oder E-Mail-Anhang. Angaben werden von Hand übernommen, Dateien umbenannt und dieselben Belege in mehreren Systemen abgelegt. Das kostet Zeit und macht die Suche unnötig schwer.

So könnte Ihr Ablauf aussehen

Eine Rechnung kommt per E-Mail an. Der Ablauf liest die relevanten Angaben aus, prüft Pflichtangaben nach vereinbarten Regeln und sucht nach möglichen Dubletten. Unklare Werte gehen zur Kontrolle an Ihr Team. Anschließend werden Dokument und Daten geordnet abgelegt und an das passende System übergeben.

Möglicher Anwendungsfall. Der konkrete Umfang richtet sich nach Ihren Systemen und Anforderungen.

Was ich für Sie umsetze

Daten auslesen

Lieferant, Rechnungsdatum, Beträge und weitere vereinbarte Angaben erkennen.

Belege prüfen

Plausibilität und mögliche Dubletten prüfen; unklare Fälle sichtbar machen.

Dokumente ablegen

Dateien nach einheitlichen Regeln benennen, zuordnen und auffindbar machen.

Buchhaltung anbinden

Eine passende Schnittstelle oder einen abgestimmten Export für Ihre Software einrichten.

Was wir für den Einstieg brauchen

Wir schauen uns typische Belegarten, Ihr Ablagesystem und die Anforderungen Ihrer Buchhaltungssoftware an. Gemeinsam legen wir fest, welche Angaben nötig sind und wer zweifelhafte Belege kontrolliert.

Worauf es in der Praxis ankommt

Automatische Erkennung ist nicht fehlerfrei. Handschrift, schlechte Scans und ungewöhnliche Layouts brauchen besondere Behandlung. Anforderungen an Aufbewahrung, Berechtigungen und Verfahrensdokumentation werden mit Ihren Verantwortlichen abgestimmt. Die fachliche Prüfung der Buchhaltung bleibt bei Ihnen.

Was kostet die Umsetzung?

Nach einem kostenlosen Erstgespräch klären wir den Umfang. Sie erhalten ein individuelles Angebot für Konzeption, Umsetzung und Tests. Laufende Kosten für Hosting, KI-Nutzung, Softwarelizenzen oder Betreuung machen wir vorab transparent.

Dokumente und Rechnungen durchgängig bearbeiten

Vom digitalen Archiv
zur E-Rechnung.

Ein digitales Archiv, das zu Ihrem Alltag passt.

Dokumente einem Kunden oder Vorgang zuordnen, wiederfinden und mit vorhandenen Programmen verbinden. Ich richte ein DMS ein oder ergänze Ihre bestehende Ablage – mit abgestimmten Berechtigungen und Prüfwegen.

Zuerst klären wir, welche Dokumente anfallen und wie Ihr Team heute damit arbeitet.

Einblick: mein selbst entwickeltes DMS

E-Rechnungen erstellen und Abläufe verbinden.

Vom Angebot über die Rechnung bis zum Export: Ich entwickle oder verbinde die passenden Werkzeuge. Benötigte Formate, Prüfungen und die Übergabe an Ihre vorhandene Software klären wir anhand eines konkreten Vorgangs.

FinkBuch bei Fink & Merz zeigt meine Umsetzung von Angeboten, E-Rechnungen, Mahnwesen und Steuerberaterexport.

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Ihr nächster Schritt

Zeigen Sie mir die Aufgabe.
Wir finden den Einstieg.

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welcher Ablauf sich für eine erste Automatisierung eignet.

Automatisierungs-Check anfragenDirekt mit Karl Salewski · Unverbindlich

Belege verarbeiten.Ohne alles abzutippen.