Digitales Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen
Schluss mit Papierchaos und verlorenen Dateien. Unser KI-gestütztes DMS digitalisiert, klassifiziert und verwaltet Ihre Dokumente – automatisch, sicher und GoBD-konform.
Warum ein DMS?
Effizientere Abläufe. Weniger Papier. Mehr Sicherheit.
In vielen Unternehmen stapeln sich Ordner, Rechnungen verschwinden in E-Mail-Postfächern und das Suchen nach Dokumenten kostet wertvolle Arbeitszeit. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) schafft hier Abhilfe: Alle Dokumente werden zentral, digital und durchsuchbar gespeichert – vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Vertragsakte.
Mit einem DMS automatisieren Sie Ihre Dokumentenablage, verbessern die Zusammenarbeit im Team und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach GoBD und DSGVO. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Sie haben jederzeit sicheren Zugriff auf Ihre Unterlagen.
Als DMS-Spezialist in Kaiserslautern beraten wir Sie persönlich, richten Ihr DMS ein und schulen Ihr Team. So profitieren Sie von einer Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert.
Was unser DMS für Ihr Unternehmen leistet
Die leistungsstarke DMS-Software für kleine und mittlere Unternehmen – einfach, sicher und bezahlbar.
Intelligente Volltextsuche
Dank integrierter OCR-Texterkennung werden gescannte Dokumente automatisch durchsuchbar. Finden Sie jedes Dokument in Sekunden – egal ob Rechnung, Vertrag oder E-Mail.
Automatische Klassifizierung
Das DMS erkennt Dokumententypen und ordnet sie automatisch den richtigen Kategorien zu. Schluss mit manuellem Sortieren – das System lernt Ihre Ablagestruktur.
Revisionssichere Archivierung
Alle Dokumente werden unveränderbar archiviert und mit vollständiger Versionshistorie gespeichert. So erfüllen Sie die GoBD-Anforderungen automatisch.
Office-Integration
Nahtlose Anbindung an Microsoft Office, LibreOffice und Outlook. E-Mails archivieren Sie direkt aus Ihrem E-Mail-Programm – mit einem Klick.
Teamarbeit & Zugriffsrechte
Definieren Sie genau, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf. Detaillierte Benutzerrechte schützen vertrauliche Unterlagen vor unbefugtem Zugriff.
Mobiler Zugriff
Greifen Sie von überall auf Ihre Dokumente zu – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Der Web-Client funktioniert auf jedem Gerät mit Browser.
Digitale Ordnung statt Aktenchaos
Kennen Sie das? Dokumente liegen auf dem Desktop, in E-Mails, auf dem Server und in Papierordnern verteilt. Niemand weiß, welche Version die aktuelle ist. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld.
Mit unserem DMS schaffen Sie eine zentrale Dokumentenablage, in der alles seinen Platz hat. Automatische Ablageregeln sorgen dafür, dass neue Dokumente sofort richtig einsortiert werden.
- Automatische Dokumentenerkennung und Ablage
- Volltextsuche über alle archivierten Dokumente
- Versionierung – jede Änderung ist nachvollziehbar
- Strukturierte Ordner und frei definierbare Tags
Sicherheit & Datenschutz Made in Germany
Unser DMS läuft auf deutschen Servern und erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) sowie der DSGVO.
Ihre Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server – keine Cloud, kein Drittanbieter. Sie behalten die volle Kontrolle. Für Unternehmen, die Wert auf sicheres Hosting legen, bieten wir die passende Infrastruktur.
- Verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung
- Detailliertes Berechtigungssystem
- Vollständiges Audit-Log aller Zugriffe
- Automatische Backups und Disaster Recovery
Nahtlose Integration in Ihre IT
Das DMS fügt sich in Ihre bestehende Arbeitsumgebung ein, ohne dass Sie Ihre Gewohnheiten ändern müssen. Die Software verbindet sich mit den Tools, die Sie bereits täglich nutzen.
Auch die Kombination mit KI-gestützter Automatisierung ist möglich: Dokumente können automatisch kategorisiert, Daten extrahiert und Workflows ausgelöst werden.
- Direkte Anbindung an Microsoft Office und LibreOffice
- E-Mail-Archivierung aus Outlook und Thunderbird
- Scanner-Integration für papiergebundene Dokumente
- API-Schnittstellen für eigene Anwendungen
So führen wir Ihr DMS ein
Von der Beratung bis zum produktiven Einsatz – wir begleiten Sie in vier Schritten.
Beratung
Wir analysieren Ihre aktuellen Dokumentenprozesse und identifizieren Optimierungspotenziale.
Installation
Das DMS wird auf Ihrer Infrastruktur eingerichtet – auf Wunsch auch als gehostete Lösung bei uns.
Schulung
Ihr Team lernt den Umgang mit dem DMS. Praxisnah, verständlich und auf Ihre Abläufe zugeschnitten.
Support
Nach dem Go-Live stehen wir Ihnen als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung – direkt und unkompliziert.
Compliance & Rechtssicherheit
Unser DMS erfüllt die strengsten deutschen und europäischen Vorschriften für die digitale Dokumentenarchivierung.
GoBD-konform
Revisionssichere Archivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Unveränderbare Speicherung mit vollständiger Protokollierung.
DSGVO-konform
Datenschutz nach europäischem Standard. Zugriffsrechte, Löschfristen und Auskunftspflichten sind systemseitig integriert.
Made in Germany
Entwickelt und gehostet in Deutschland. Kein Datentransfer in Drittländer – Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Häufige Fragen zum DMS
Alles Wichtige zur Einführung und Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems.
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Software zur digitalen Verwaltung, Archivierung und Suche von Dokumenten aller Art. Es ersetzt Papierordner, vereinfacht die Zusammenarbeit im Team und stellt sicher, dass Aufbewahrungspflichten eingehalten werden. Für Unternehmen jeder Größe spart ein DMS Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Ordnung.
Unser DMS ist speziell für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert – ab einem Arbeitsplatz bis hin zu mehreren hundert Nutzern. Die Software skaliert mit Ihrem Unternehmen und ist dank ihres fairen Lizenzmodells auch für Einzelunternehmer und Freiberufler attraktiv.
Die Grundinstallation ist in wenigen Stunden erledigt. Für die Konfiguration, das Einrichten der Ablagestruktur und die Mitarbeiterschulung sollten Sie je nach Unternehmensgröße ein bis zwei Wochen einplanen. Wir begleiten den gesamten Prozess und sorgen für einen reibungslosen Start.
Ja, Das DMS unterstützt den Massenimport von Dokumenten aus Ordnerstrukturen, E-Mail-Archiven und Scannern. Bestehende PDF-Dateien werden per OCR-Texterkennung indexiert und sind sofort durchsuchbar. So wird auch Ihr bestehendes Archiv digital zugänglich.
Wir bieten ein faires Lizenzmodell ohne versteckte Kosten. Die Lizenz ist einmalig – keine monatlichen Gebühren. Die genauen Kosten hängen von der Anzahl der Arbeitsplätze und den gewünschten Zusatzmodule ab. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
unser DMS läuft auf Ihrem eigenen Server oder auf einer von uns gehosteten Infrastruktur in Deutschland. Es gibt keine Cloud-Abhängigkeit und keinen Datentransfer ins Ausland. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und erfüllen automatisch die DSGVO-Anforderungen.
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Lassen Sie sich unverbindlich beraten. Wir zeigen Ihnen, wie unser DMS Ihren Arbeitsalltag vereinfacht.
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