Termine nach Praxisregeln
Terminarten, Dauer, buchbare Zeitfenster und notwendige Rücksprachen werden vorab festgelegt. Eindeutige Wünsche lassen sich vorbereiten; Unklarheiten gehen an die Anmeldung.
KI-Automatisierung für Arztpraxen
KI-Assistent für Arztpraxen
Mehr Ruhe an der Anmeldung.
Terminanfragen, Rückrufbitten und dieselben Fragen zu Sprechzeiten: Ein KI-Assistent kann organisatorische Routine vorbereiten, während Ihr Praxisteam für die Menschen vor Ort da ist.
Fiktive Website-Demo auf ki-cortex.de · bitte nur Beispieldaten verwenden.
Das Telefon unterbricht. Die nächste E-Mail wartet schon.
Während am Empfang Patienten stehen, möchten andere einen Termin verschieben, die Urlaubsvertretung erfahren oder um einen Rückruf bitten. Jede Anfrage ist berechtigt. Die ständigen Wechsel zwischen Telefon, Postfach und Tresen machen die Bearbeitung aufwendig.
Hier setzt die Automatisierung der Praxisorganisation an: Wiederkehrende Anliegen werden strukturiert aufgenommen, den passenden Zuständigen zugeordnet und zur Bearbeitung vorbereitet. Der persönliche Zugang per Telefon bleibt bestehen. Die Website ergänzt ihn um einen Weg, der auch außerhalb der Sprechzeiten erreichbar ist.
Konkrete Möglichkeiten
Was ein Assistent für Arztpraxen
vorbereiten kann.
Organisatorische Auskünfte
Sprechzeiten, Anfahrt, Vertretung und Unterlagen für den ersten Besuch kommen aus freigegebenen Praxisinformationen. Änderungen pflegt das Team an einer zentralen Stelle.
Ein übersichtliches Postfach
Ein abgegrenzter Eingang für Terminanfragen und Rückrufbitten erleichtert die Zuordnung. Antwortentwürfe stehen zur Prüfung bereit, bevor sie versendet werden.
Anliegen vollständig aufnehmen
Für eine Folgerezept-Anfrage kann ein gesonderter, abgesicherter Ablauf die notwendigen Angaben aufnehmen. Prüfung und Ausstellung bleiben bei der Praxis.
Vor dem Besuch vorbereiten
Hinweise zu mitzubringenden Unterlagen und organisatorische Rückfragen können dem Termin vorausgehen. Die erforderlichen Angaben legt die Praxis fest.
Erinnern und Umbuchen
Vereinbarte Erinnerungen und ein geordneter Umbuchungsweg ergänzen den Kalender. Ob Termine direkt gebucht oder zunächst angefragt werden, bestimmen Ihre Regeln.
Blick in die Demo
Eine Terminanfrage wird zum geprüften Antwortentwurf.
Die Aufnahme zeigt die Originaloberfläche unserer KI-Cortex-Demo. Alle dargestellten Personen, Unternehmen und Vorgänge sind fiktiv.
Anfrage aufnehmen
Eine fiktive Patientin fragt nach einer Terminverschiebung. Der dafür vorgesehene Eingang nimmt Anliegen und Rückkontakt auf.
Organisatorisch zuordnen
Der Ablauf erkennt den Terminwunsch und legt ihn in der passenden Bearbeitungsliste ab. Medizinische Anliegen werden dem Team übergeben.
Antwort vorbereiten
Freigegebene Praxisinformationen und vereinbarte Kalenderregeln bilden die Grundlage eines Entwurfs. Offene Punkte bleiben sichtbar.
Praxis entscheidet
Eine Mitarbeiterin prüft Antwort und Termin. Erst die Freigabe löst den vorgesehenen Versand beziehungsweise Kalendereintrag aus.
Daten und Verantwortung
Patientendaten: den Zugriff von Anfang an begrenzen.
Ein Terminassistent braucht keinen pauschalen Zugriff auf die Patientenakte. Wir legen zunächst fest, welche Informationen für die einzelne Aufgabe erforderlich sind und welche Postfächer, Ordner oder Anhänge ausgeschlossen bleiben. Ein eigener organisatorischer Eingang ist leichter abzugrenzen als ein gemischtes Postfach mit Befunden.
Gesundheitsdaten sind nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt; zusätzlich ist die ärztliche Schweigepflicht zu berücksichtigen. Vor einem Einsatz mit echten Daten gehören deshalb Rechtsgrundlage, beteiligte Dienstleister, erforderliche Verträge, Zugriffsrechte und Löschung auf den Tisch. Die konkrete Prüfung erfolgt mit den Verantwortlichen der Praxis und bei Bedarf mit fachlicher Datenschutzberatung.
Mehr zur Planung von KI und DatenschutzRechtlicher Rahmen für Deutschland: DSGVO und § 203 StGB. Die konkrete Umsetzung wird projektbezogen geprüft.
Vom Beispiel in Ihren Betrieb
Mit Ihren Programmen.
In einem passenden Umfang.
Schnittstellen zuerst klären
Eine Website-Anfrage kann zunächst als strukturierte Aufgabe oder geprüfter E-Mail-Entwurf starten. Für eine direkte Kalender- oder Praxissoftware-Anbindung prüfen wir anschließend die tatsächlich verfügbaren Schnittstellen, Berechtigungen und Buchungsregeln. Ohne geeignete Schnittstelle planen wir eine nachvollziehbare Übergabe an das Team.
Ein erster Baustein im Alltag
Als erster Baustein eignet sich beispielsweise eine klar eingegrenzte Terminanfrage. Gemeinsam mit der Anmeldung betrachten wir typische Nachrichten, definieren Zuständigkeiten und testen den Ablauf mit Beispieldaten. Im begleiteten Betrieb prüfen wir dann, ob die vorbereiteten Antworten brauchbar sind und wie häufig nachgearbeitet werden muss.
Aufwand und Betrieb einplanen
Im Erstgespräch stecken wir die Aufgabe ab. Darauf folgen ein konkreter Umfang und die Klärung von Einrichtung, laufenden Kosten, Betreuung und Zuständigkeiten. Farben, Texte und Oberfläche werden passend zu Ihrem Unternehmen gestaltet. Ein Pilot liefert die Grundlage für weitere Schritte.
Gut zu wissen
Fragen aus der Praxis.
Kann der KI-Assistent unsere Praxissoftware weiterverwenden?
Die vorhandene Praxissoftware ist der Ausgangspunkt. Ein separater Anfrageeingang lässt sich zunächst ohne direkten Schreibzugriff planen. Ob Termine später automatisch übertragen werden können, hängt von den Schnittstellen des eingesetzten Systems ab.
Kann die Website auch abends Anfragen aufnehmen?
Ein digitaler Anfrageweg kann außerhalb der Sprechzeiten erreichbar sein. Er sollte deutlich anzeigen, wann das Praxisteam bearbeitet und ob ein Termin nur angefragt oder bereits verbindlich bestätigt wird.
Ersetzt die KI die Anmeldung?
Ziel ist, wiederkehrende organisatorische Arbeit vorzubereiten. Persönliche Betreuung, Ausnahmen und Entscheidungen bleiben beim Team. Telefon und Empfang bleiben als Kontaktwege wichtig.
Liest die KI automatisch alle Patienten-E-Mails?
Ein solcher Vollzugriff ist für dieses Konzept nicht vorgesehen. Wir grenzen die notwendigen Eingänge und Daten ein. Medizinische Inhalte können auch in vermeintlichen Terminanfragen vorkommen; deshalb müssen Schutzmaßnahmen und Übergabewege vor dem Einsatz feststehen.
Wie wird ein möglicher Nutzen geprüft?
Wir betrachten eine konkrete Aufgabe: Wie viele passende Anfragen gehen ein, wie brauchbar sind die Entwürfe und wie viel Prüfung bleibt? Erst daraus lässt sich beurteilen, ob Einrichtung und laufender Betrieb sinnvoll sind.
Ihre Abläufe. Gemeinsam weitergedacht.
Was könnte Ihr Team
im Alltag entlasten?
Ich bin Karl Salewski aus Trippstadt bei Kaiserslautern. Gemeinsam schauen wir auf Ihre Aufgabe, die vorhandenen Programme und einen sinnvollen ersten Schritt. Persönlich vor Ort in der Region oder online im DACH-Raum.