Revisionssichere Archivierung: Was Ihr Unternehmen gesetzlich erfüllen muss
Revisionssicher bedeutet: Ein Dokument wurde so gespeichert, dass es nachträglich nicht verändert, gelöscht oder manipuliert werden kann. Das Finanzamt verlangt, dass geschäftsrelevante Unterlagen – Rechnungen, Verträge, E-Mails – für 6 bis 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Ein einfacher Ordner auf dem PC oder eine Festplatte erfüllt diese Anforderung nicht.
Was muss revisionssicher archiviert werden?
Alle steuerlich relevanten Dokumente: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge, Angebote, Bestellungen, Handelsbriefe (auch E-Mails!), Buchungsbelege und Jahresabschlüsse. Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 10 Jahre für Buchungsbelege und Jahresabschlüsse.
Anforderungen an die revisionssichere Archivierung
Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht mehr verändert werden.
Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung muss protokolliert werden (wer, wann, was).
Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente müssen erfasst sein.
Verfügbarkeit: Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und auffindbar sein.
Unsere Lösung für revisionssichere Archivierung
Unser DMS mit KI-Unterstützung erfüllt alle GoBD-Anforderungen automatisch. Dokumente werden mit Zeitstempel und Prüfsumme versehen, Änderungen protokolliert und die Archivierung auf deutschen Servern mit täglichem Backup gesichert. Die KI klassifiziert Dokumente automatisch und legt sie am richtigen Ort ab.
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Häufige Fragen
Reicht ein Cloud-Speicher wie Dropbox?
Nein. Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive sind nicht revisionssicher, da Dateien jederzeit verändert oder gelöscht werden können. Sie brauchen ein System mit Versionskontrolle und Manipulationsschutz.
Was passiert, wenn ich nicht revisionssicher archiviere?
Das Finanzamt kann Ihre Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen – in der Regel zu Ihrem Nachteil. Im schlimmsten Fall drohen Bußgelder oder strafrechtliche Konsequenzen.
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